Рейтинг@Mail.ru

 Социальная сеть поддержки и развития малого и среднего предпринимательства Ставропольского края 

Забыли пароль?


Социальная сеть поддержки и развития малого и среднего предпринимательства
  Компании Люди ПрофиСайты Регистрация

Двенадцать правил составления должностной инструкции

 13 октября 2010, 11:53
 Менеджер проекта
 Публикации >> Лидирующий уровень >> Кадровая стратегия

 

Существует три основные разновидности корпоративных письменных нормативных документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций.

Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента.


Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

ЗАЧЕМ СУЩЕСТВУЮТ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ:
Что делать? и Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно - его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако, большинство должностных инструкций длинные и неясные.

В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа - ответить на вопрос исполнителя "Что делать?" перед началом работ и на вопрос руководителя "Кто виноват?" в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило.

Назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может! В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.


Если это понятно, можно приступать к "чистке" документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа "исполнитель обязан...", "исполнитель должен...". Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: "Он побежал...", "Она сделала...". Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.

Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям. Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло. Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило.

Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?


Раздел 1 "Общие положения". Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел.
Оставим его на их усмотрение.


Раздел 2 "Цели и задачи". С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать "на автопилоте" или просто позаимствовать из другого документа, то к "Целям и задачам" нужно приступать, четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел "Функции" можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но "Цели и задачи" должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

Как правильно сформулировать цели?

Правило четвертое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если - починки сарая, то причем коммунизм?

Правило пятое: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А - Б - В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б - вы и так там будете!

Правило шестое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей.

Правило седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях,
тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей.

Правило девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте "самого" шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в должностной инструкции будет называться "функцией".

Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции используйте одну и ту же конструкцию предложения.

Правило одиннадцатое. Должностная инструкция должна быть исчерпывающей.

Правило двенадцатое: люди - для того, чтобы принимать решения. Многие авторы должностных инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но должностная инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство должностных инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?


Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить "по команде". Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения - не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.

Заключение

Мы рассмотрели двенадцать правил составления должностных инструкций.
Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось анализировать должностную инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13,026 слов или 92,187 символов. После обработки текст сократился до 6,011 слов и 42,246 символов.


Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики, и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, "размывают" и "раздувают" должностные инструкции. Тем самым они создают определенный "люфт" в отношениях. И начальники, и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные - безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.

 Евгения ДАНИЛОВА 

www.kadry.stavropol-consulting.ru



Кол-во просмотров: 12209   


Чтобы иметь возможность читать или оставлять комментарии, Вам необходимо зарегистрироваться или авторизоваться.



 Пригласить друга или партнера

Статьи по бизнесу | Новости бизнеса | Бизнес-Сообщества | Бизнес идеи | Люди | Компании | Услуги | Товары | Фотоальбомы

Редакция сайта не несет ответственности за достоверность информации, опубликованной на сайте.
Публикация материалов возможна только с указанием обязательной ссылки на источник:www.stavropolie.ru и имя автора.
© Ставрополье.ру - Социальная сеть поддержки и развития малого исреднего предпринимательства Ставропольского края 2001 - 2021г.
Авторские права  |  Правила проекта   Обратная связь с администрацией проекта


Авторские права

На проекте могут размещаться только материалы, присланные самими авторами (участниками), либо законнымивладельцами авторских или имущественных прав на эти материалы. Если зарегистрированный посетитель проекта необладает правами на материалы, но хочет ознакомить с ними других посетителей, он вправе либо разместить на проектессылку на материал в виде заголовка, либо разместить материал с обязательным указанием источника и автора...

Любой из зарегистрированных участников проекта вправе указать на нарушение авторских прав любым изпосетителей/авторов (участников), представив соответствующие доказательства, включая имя автора/источник. В этомслучае контрафактный материал удаляется с проекта либо заменяется ссылкой на оригинальный материал, а посетитель(участник), приславший контрафактный материал, может быть заблокирован либо удален из списка зарегистрированныхучастников, если он не сможет предъявить доказательства своих авторских прав на материал.

Правила проекта

Находясь на этом сайте www.stavropolie.ru Вы ("пользователь") признаете, что ознакомились, поняли и принимаете насебя обязательства следовать перечисленным ниже правилам поведения на сайте.

Администрация ресурса оставляет за собой право менять по собственному усмотрению текущие правила с уведомлениемвсех заинтересованных сторон по электронной почте не позднее, чем за 24 часа до вступления изменений в силу.Присутствие на проекте Ставрополье.ру подразумевает Ваше согласие с последней версией существующих правил.Ответственность за своевременное ознакомление с последней версией правил лежит на пользователе.

Регистрируясь на сайте Вы обязуетесь:

Все материалы доступные на сайте являются собственностью владельцев проекта Ставрополье.ру или пользователей (еслиинформация предоставлена ими) с сохранением авторских прав. Запрещено копирование, тиражирование, публикация,скачивание, продажа в любой форме и любом значении содержимого сайта без разрешения владельцев конкретнойинформации, исключая информацию, которая является свободно распространяемой.

На проекте Ставрополье.ру пользователям запрещено:

Любое нарушение данного соглашения прекращает его действие и влечет за собой удаление аккаунта.